Судьялардың қызметін қамтамасыз етуде маңызды рөлді сот отырысының хатшысы атқарады. Сот отырысының хатшысы лауазымына жоғары заң білімі бар не мемлекеттік қызмет өтілі бір жылдан кем емес немесе осы санаттағы нақтылы лауазымның тиісті функционалдық бағыттарына сәйкес салаларда кемінде екі жыл жұмыс өтілі бар болған жағдайда заң мамандығы бойынша арнаулы-орта білімі бар адам тағайындалады, сондай-ақ олар кеңсе басшысы мен кеңсе меңгерушісіне бағынады және оларға есеп береді.
Сот отырысының хатшысы өз жұмысында Қазақстан Республикасының Конституциясын, «Қазақстан Республикасының сот жүйесі мен судьяларының мәртебесі туралы» Конституциялық Заңын, «Қазақстан Республикасының мемлекеттік қызметі туралы», «Сыбайлас жемқорлыққа қарсы іс-қимыл туралы», «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» Қазақстан Республикасының Заңдарын, облыстардағы, Астанадағы және республикалық маңызы бар қалалардағы сот кеңселері туралы ережені және басқа да нормативтік құқықтық актілерді басшылыққа алады.
Сот отырысы хатшыларының құқықтары мен міндеттері «Қазақстан Республикасы Жоғарғы Соты жанындағы Соттардың қызметін қамтамасыз ету департаментінің (Қазақстан Республикасы Жоғарғы Соты аппаратының) Астана қалалық соты кеңсесінің» мемлекеттік мекемесі басшысының бұйрығымен бекітілген бас маман-сот отырысы хатшысының лауазымдық нұсқаулығында көрсетілген.
Сот отырысы хатшысының құқықтары: Республика азаматтарына Қазақстан Республикасының Конституциясымен және заңдарымен кепілдендірілген құқықтар мен бостандықтарды пайдаланады; лауазымдық міндеттерін орындау үшін қажетті ақпараттар материалдарды белгіленген тәртіппен алады; атқарып отырған қызметіне сәйкес тапсырмалардың және қызметтік өкілеттіктерінің көлемінің дәл белгіленуін талап етеді; басшылар, өзге де лауазымды адамдар мен азаматтар тарапынан жеке басының қадір-қасиетін құрметтеуді, өзіне әділ әрі құрметпен қарауды талап ете алады; атқарып отырған қызметіне, жұмыс сапасына, тәжірибесіне қарай және Заңдармен белгіленген өзге де негіздерге байланысты ынталандырылуын және еңбегіне ақы төленуін талап етеді; тиісті бюджет есебінен қайта даярлықтан өтеді (қайтадан біліктілігін арттырады); өзінің мемлекеттік қызметте болуына қатысты материалдармен кедергісіз танысады, қажет болған жағдайларда жеке өзі түсініктемелер береді; біліктілігі мен қабілеті, өзінің қызметтік міндеттерін адал орындалуы ескеріле отырып қызметі бойынша жоғарылай алады; өзінің пікірі бойынша негізсіз кінә тағылған кезде қызметтік тексеру жүргізуді талап етеді;еңбегінің, денсаулығының қорғалуын, жоғары өнімді жұмыс істеуі үшін қауіпсіз әрі қажетті жағдайлар жасалуын талап етеді; әлеуметтік және құқықтық жағынан қорғалады; мемлекеттік органдарда бар кез келген қолжетімді ақпараттық банктерді Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес пайдаланады; Қазақстан Республикасының заңнамасымен көзделген өзге де құқықтарды жүзеге асырады.
Сот отырысы хатшысының міндеттері: Республиканың Конституциясы мен заңнамасын сақтайды; азаматтар мен заңды тұлғалардың құқықтарының, бостандықтары мен заңды мүдделерінің сақталуын және қорғалуын қамтамасыз етеді, азаматтардың өтініштерін заңмен белгіленген тәртіпте және мерзімде қарайды, олар бойынша қажетті шаралар қабылдайды; өзіне берілген құқықтар шегінде және лауазымдық міндеттеріне сәйкес өкілеттіктерді жүзеге асырады; мемлекеттік және еңбек тәртібін сақтайды; өзіне заңмен белгіленген шектеулерді қабылдайды; заңнамамен белгіленген қызмет әдебінің нормаларын сақтайды; жоғары лауазымды адамдардың өз құзыреттері шегінде шығарған бұйрықтарын, өкімдерін, шешімдерін және нұсқауларын орындайды; мемлекеттік құпиялар мен заңмен қорғалатын өзге де құпияларды, соның ішінде заңмен белгіленген мерзім ішінде мемлекеттік қызметті тоқтатқаннан кейін де сақтайды; қызметтік міндеттерін атқару кезінде алынған, азаматтардың жеке өміріне қатысты, ар-намысы мен қадір-қасиетін қозғайтын мәліметтерді құпия сақтайды және заңнамамен көзделген жағдайлардан басқа кезде олардан осындай ақпаратты талап етпейді; мемлекеттік меншіктің сақталуын қамтамасыз етеді; оған белгілі болған сыбайлас жемқорлық құқық бұзушылықтар жағдайлары туралы Астана қалалық сотының басшылығына немесе құқық қорғау органдарына дереу хабарлайды; қызметтік міндеттерін тиімді атқару үшін өзінің кәсіби деңгейі мен біліктілігін арттырады; судьялардың өндірісіндегі істерді басты сот талқылауына тағайындау кезіндегі тиісті жұмыстарды орындайды (сұраныс хаттарын, шақырту қағаздарын дайындау және т.б.); іс жүргізуге қатысты қатысушылар мен куәларды шақырады; сот отырысында қарауға белгіленген істер тізімін жасайды; сот отырысына шақыртылған адамдардың келгендігін тексереді және олардың сотта болған уақытын шақырту қағазына белгілейді; сот отырыстары хаттамаларын жүргізеді; сот отырысы хаттамаларының электронды нұсқасын тиісті бағдарламаға уақытылы енгізеді; сот отырысының қарау нәтижелері туралы азаматтық істердің есептік-статистикалық карточкаларына мәліметтерді уақытылы және дұрыс енгізеді; тез арада орындауға жататын үкімдер, заңды күшіне енген сот актілері бойынша атқару құжаттарын жазып орындауға жібереді; анықтама қағаздарын толтырады; апелляциялық, жеке шағым, прокурордың наразылығымен түскен азаматтық істерді жоғары тұрған соттарға жібереді, процеске қатысушыларға ол жөнінде хабарлайды; аяқталған азаматтық істерді уақытында кеңсеге тапсырады; төрағаның, судьялардың және кеңсе меңгерушісінің тапсырмасы бойынша өзге де кеңсе жұмыстарын атқарады; өзіне жүктелген және Қазақстан Республикасының заңнамасына қайшы келмейтін басқа да міндеттерді орындайды.
Сот отырысы хатшыларының жұмысы сырт көзге қарапайым әрі оңай болып көрінуі мүмкін. Бірқарағанда, сот отырысыныңхатшыларытараптардыңжауаптарынқағазғатүсіріп, хаттамажазып, ісқұжаттарынреттепотыратынжәйғанамамансияқты. Алайда, соттақаралатынкезкелгеністіңөзіндікқиындықтары мен қатарістіөндіріскедайындаусатыларыболады. Сот отырысыхатшысыныңжұмысыкүрделі, көпсалалы, сөйтетұрақызықты да.
Бұрын құжат айналымы, хаттамаларды толтыру қолмен рәсімделіп, кейіннен жазу машинкасында терілетін болса, бүгінде бұл жұмыста ілгерілеу бар, қазір сот отырысының барысы аудио-, бейнежазба арқылы жазылып дайындалады. Барлық сот процесстерінебейнежәнетаспағажазушараларынміндеттітүрдеенгізусудьяныңбейнежазудытоқтатуғанемесе аудио жазуматериалдарынредакциялауғамүмкіндігіболмайды.
Судьяның уақытты тиімді пайдаланып, өнімді жұмыс жасауы сот хатшысының біліктілігіне, іскерлігіне тікелей байланысты. Мемлекеттікқызметкермәртебесінқолдапотыруүшінбарлықмемлекеттікқызметкерлергесияқты сот отырысыныңхатшыларына да қойылатынталаптарәрдайымжоғарылапотырады. Соттыңісжүргізугеқатыстыішкітәртіптері де ішінараөзгеріпотырады. Десек те, сот отырысыныңхатшыларыөзміндеттерінеасқанжауапкершілікпенқарауықажет.
Сот отырысының хатшысы сот отырысы хаттамасының толықтығы мен дұрыстығы үшін дербес жауап береді. Дұрысемес не шындыққасәйкескелмейтінмәліметтерді сот отырысыныңхаттамасынақасақанаенгізгенжағдайдахатшызаңдакөзделгендейжауаптыболады.
Сот отырысының хатшысы сот жүйесіндегі маңызды буын екендігіне талас жоқ.
Қызылорда қаласының №2 сотының
бас маман-сот отырысының хатшысы Н.Абжаппаров