Апостиль дегеніміз – құжатқа қол қойған адамның қолын және оның өкілеттіктерін, сонымен қатар қағаз немесе электрондық нысандағы құжат бекітілген мөрдің, мөртаңбаның түпнұсқалығын растайтын арнайы мөртаңба.

Апостиль қоятын адамдар – уәкілетті мемлекеттік органдардың апостиль қою жөніндегі функцияларды орындайтын лауазымды адамдары.

       Апостиль шет елде Қазақстан Республикасының елшіліктері немесе консулдық мекемелері жасаған құжаттарға және коммерциялық немесе кедендік операцияларға тікелей қатысы бар әкімшілік құжаттарға қойылмайды.

Апостиль «Шетелдік ресми құжаттарды заңдастыруды талап етудің күшін жоятын Гаага конвенция ережелерін іске асыру жөніндегі шаралар туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің Қаулысына сәйкес жасалған шаршы клише – мөртаңба нысанында болады.

Мөртаңбадағы бағандар мемлекеттік тілде ғана толтырылады.

Уәкілетті мемлекеттік органдарда өздерінің ведомстволық бағынысты органдарының лауазымды адамдарының және апостиль қоюға ресми құжаттар келіп түсетін басқа да адамдардың қолдарының үлгілері сақталады.

 Апостильді қою үшін ұсынылатын құжаттар анық және нақты жазылуға, лауазымды адамдардың қолдары және мөрлердің бедері анық болуы тиіс.

         Қағаз түрінде апостиль қою тәртібі қағаз нысанда апостиль қою Конвенцияның қатысушысы ретінде Қазақстан Республикасының мемлекеттік органдарынан (мекемелерінен), лауазымды адамдарынан және нотариустарынан ғана шығатын ресми құжаттардың түпнұсқаларында жүзеге асырылады.

Апостиль құжаттың мәтіннен бос орнында не оның арғы бетінде қойылады және уәкілетті мемлекеттік органның елтаңбалық мөрімен бекітіледі. Көлемі бір парақтан асатын құжатта парақтар тігілуі, баумен байлануы және мөрмен бекітілуі тиіс.

Электрондық форматтағы апостиль берілген PDF файылы түрінде уәкілетті мемлекеттік органның лауазымды адамының немесе оны ауыстыратын адамның ЭЦҚ қойылған ресми құжаттың электрондық немесе сканерленген көшірмесімен бірге қойылады.

 Апостиль қою үшін ұсынылған құжат электрондық түрде немесе құжаттың түпнұсқасын сканерлеу арқылы ұсынылады.

Апостиль қою үшін ұсынылған құжат қағаз жеткізгіштегі құжатты сканерлеу арқылы түпнұсқаға дәл сәйкес келуге тиіс және мәтінді түзетуге немесе өшіруге жол берілмейді.

Қызылорда облысының мамандандырылған ауданаралық әкімшілік сотының кеңсе басшысының орынбасары  А.Рахметбек